Fin: Yhdistyksen Säännöt: Kohdat 9, 10, 11 Ja 12

[+Geovius]

9. Yhdistyksen kokoukset

 

Yhdistys pitää vuosittain kaksi varsinaista kokousta.

 

Yhdistyksen kevätkokous pidetään tammi-huhtikuussa ja syyskokous syys-marraskuussa hallituksen määräämänä päivänä.

 

Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä kolmenkymmenen vuorokauden kuluessa siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty jollekin hallituksen jäsenelle.

 

Yhdistyksen kokouksissa on jokaisella varsinaisella jäsenellä, kunniapuheenjohtajalla ja kunniajäsenellä yksi ääni. Kannattavalla jäsenellä on kokouksessa läsnäolo- ja puheoikeus.

 

Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.

 

10. Yhdistyksen kokousten koollekutsuminen

 

Hallituksen on kutsuttava yhdistyksen kokoukset koolle vähintään (14) vuorokautta ennen kokousta sähköpostilla jäsenen yhdistykselle ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen.

 

11. Varsinaiset kokoukset

 

Yhdistyksen kevätkokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

 

1. Kokouksen avaus

2. Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa

3. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

4. Hyväksytään kokouksen työjärjestys

5. Esitetään tilinpäätös, vuosikertomus tilintarkastajien lausunto

6. Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille

7. Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat

 

Yhdistyksen syyskokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

 

1. Kokouksen avaus

2. Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa

3. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

4. Hyväksytään kokouksen työjärjestys

5. Vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksujen suuruudet seuraavalle kalenterivuodelle

6. Valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet

7. Valitaan yksi tai kaksi tilintarkastajaa ja heille varatilintarkastajat

8. Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.

 

Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen vuosikokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

 

12. Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen

 

Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta.

 

Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen.

[santtu]

Olen kansalaisopistossa luennoinut uudesta yhdistyslaista ja kokoustekniikasta yleensä ja olen havainnut, miten erityisesti seuraavat kolme käsitettä menevät yleensä suloisesti sekaisin.

 

Työjärjestys = kokouksen menettelyohjeet (mm. miten puheet pidetään, miten äänestys järjestetään jne., esim. kunnallisvaltuuston työjärjestys)

Esityslista = kokouksen asialista, joko sisältää hallituksen valmisteleman pohjaesityksen (mm. kunnallisissa toimielimissä käytössä).

Asialista = kokouksessa käsiteltävien asioiden otsikot ja käsittelyjärjestys

 

Näen edelleen tarpeettomaksi ja jopa haitalliseksi kahden kokouksen mallin. Mielestäni jaostoiminnasta on erikokoisissa valtakunnallisissa yhdistyksissä oikein hyviä kokemuksia. Kahden kokouksen malli lisää hallituksen työmäärää ja byrokratiaa tarpeettomasti.

 

Vuosikertomusta oikeampi nimitys yhdistyksessä on toimintakertomus.

Kokouksen päättäminen on tärkeä kohta. Se on merkittävä pöytäkirjaan eikä siksi paljon paina asialistan jatkeenakaan.

Yleensä 1 tilintarkastaja riittää vain, jos se on tilintarkastusyhteisö tai yhdistys on hyvin pieni. Jos valitaan vain yksi, on mahdollisesti järjestettävä yleinen kokous, jos hänelle tulee pysyvä este. Varatarkastaja on yleensä vain tilapäisen esteen varalle. Tämäkin vähän riippuu…

Valtakunnalliselle kokoukselle 14 vrk on lyhyt kutsuaika. Yleensä myös järjestäjien on tiedettävä ajoissa paljonko väkeä on tulossa. Koolle kutsumistapa voidaan haluttaessa jättää vuosikokouksen päätettäväksi, eikä kirjata sääntöihin. Olen ainakin kahdessa yhdistyksessä, jossa niin on, mutta säännöissä se on toki selkeämpi.

 

On makuasia, mutta ennen toimihenkilöiden valintaa päätösvaltaisuuden toteaminen on hyvä rutiini. Olen opettanut niin päin. Kokousta on turha jatkaa, jos se kohta ei mene läpi.

 

Mutta, kuten sanottu, demokratia päättää virallisilla menettelyillään, millainen yhdistys on ja millaiset säännöt…

Edited September 6, 2005 by santtu

[+VesaK]

Koolle kutsumistapa voidaan haluttaessa jättää vuosikokouksen päätettäväksi, eikä kirjata sääntöihin.

 

Yhdistyksen kokous on kutsuttava koolle siten kuin säännöissä on määrätty.

 

Ehkäpä tuon sitten voi tulkita niin, että jos säännöissä määrätään että asia määrätään muualla kuin säännöissä, niin homma on OK. Tuo on sellainen kohta, jota en haluaisi lähettää ennakkotarkastamattomien sääntöjen mukana kokeiltavaksi, jos se vaikka menisi läpi. Varsinkaan kun en näe sille mitään tarvetta.

[+VesaK]

Olen kansalaisopistossa luennoinut uudesta yhdistyslaista ja kokoustekniikasta yleensä ja olen havainnut, miten erityisesti seuraavat kolme käsitettä menevät yleensä suloisesti sekaisin.

 

Työjärjestys = kokouksen menettelyohjeet (mm. miten puheet pidetään, miten äänestys järjestetään jne., esim. kunnallisvaltuuston työjärjestys)

Esityslista = kokouksen asialista, joko sisältää hallituksen valmisteleman pohjaesityksen (mm. kunnallisissa toimielimissä käytössä).

Asialista = kokouksessa käsiteltävien asioiden otsikot ja käsittelyjärjestys

Jossainpäin (olisko kunnallispuolella) on joskus aikoinaan ollut vakiopykälä sanamuodolla "Esityslistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi". Tuo on mm. tarkoittanut sitä, että asian esittelijälle on automaattisesti myönnetty puheenvuoro. Tuolta se lienee kopioitu yhdistyspuolelle, vaikka (pienemmissä) yhdistyksissä harvemmin varsinaista esityslistaa onkaan (tai ainakaan sitä ei julkisesti jaeta).

 

Yleensä yhdistyksen kokouksen työjärjestys on, että kännykät pidetään äänettömällä, puheenvuoro pyydetään kättä nostamalla jne.

Näen edelleen tarpeettomaksi ja jopa haitalliseksi kahden kokouksen mallin. Mielestäni jaostoiminnasta on erikokoisissa valtakunnallisissa yhdistyksissä oikein hyviä kokemuksia. Kahden kokouksen malli lisää hallituksen työmäärää ja byrokratiaa tarpeettomasti.

En näe jaostoiminnalla mitään yhteyttä sääntömääräisten kokousten lukumäärään, valotatko hieman?

 

Kahden kokouksen etuina on mm. se, että yksittäisestä kokouksesta ei tule niin raskasta, että kukaan ei halua siihen tulla kun ei pidä "virallisista tilaisuuksista". Pakolliset kuviot jakaantuvat kahdelle eri päivälle vuoden aikana ja kokoukseen saattaa hyvinkin osallistua "vähemmänkin järjestötoiminnasta kiinnostuneita", jos luvassa ei ole tuntikausien verbaalisia kädenvääntöjä. Sitäpaitsi kaksi kokousta antaa jäsenistölle paremmat mahdollisuudet tuoda omia asioitaan yhdistyksen kokouksen listalle.

 

Aktiivit taas tuntuvat suurelta osin jo nykyään kulkevan eventistä eventtiin. Vaikea olisi kuvitella, että he nuo kokoukset kokisivat rasitteena.

Vuosikertomusta oikeampi nimitys yhdistyksessä on toimintakertomus.

Kokouksen päättäminen on tärkeä kohta. Se on merkittävä pöytäkirjaan eikä siksi paljon paina asialistan jatkeenakaan.

Samaa mieltä.

Yleensä 1 tilintarkastaja riittää vain, jos se on tilintarkastusyhteisö tai yhdistys on hyvin pieni. Jos valitaan vain yksi, on mahdollisesti järjestettävä yleinen kokous, jos hänelle tulee pysyvä este. Varatarkastaja on yleensä vain tilapäisen esteen varalle. Tämäkin vähän riippuu…

Kaksi, ja heille (ei-henkilökohtaiset) varamiehet lienee vakiokäytäntö. Neljästä kaksi on helpompi saada kasaan kuin toinen kahdesta

On makuasia, mutta ennen toimihenkilöiden valintaa päätösvaltaisuuden toteaminen on hyvä rutiini. Olen opettanut niin päin. Kokousta on turha jatkaa, jos se kohta ei mene läpi.

Laillisuus ja päätösvaltaisuus lienee ensimmäinen kohta, josta saattaa syntyä keskustelua (vaikkakin se on harvinaista). Eikös ole parempi, että kokouksella on sihteeri jo siinä vaiheessa pitämässä siitä keskustelusta kirjaa ja kokouksen lopullinen puheenjohtaja sitä keskustelua johtamassa? Jopa ne PRH:n mallisäännöt valituttavat toimihenkilöt ennen asialistaa

 

Jos pykälä merkitään nimellä "Kokouksen järjestäytyminen", niin kattaako se sekä kokousvirkailijoiden valinnan että työjärjestysasiat?

 

Toisaalta olen nähnyt sääntöjä, joissa kokouksen käsittelemiä asioita ei ole numeroitu vaan ne on lueteltu listanomaisesti, silloin kaikki nuo metapykälät (avaus, päätösvaltaisuus, lopettaminen jne) on pudotettu pois. Annetaan esimerkiksi vaikka taas kerran tuo Iki ry. Kannattaa myös tuolta huomioida sanamuoto "...kokouksessa käsitellään ainakin seuraavat asiat...".

 

Edit: typoja

Edited September 6, 2005 by VesaK

[santtu]

Kokouksessa työjärjestyspuheenvuoro menee edelle muita puheenvuoroja. Puheenvuoropyyntö esim. ”Puheenjohtaja, työjärjestykseen.” annetaan heti ja siinä esitetty asia käsitellään ennen varsinaisen, avoinna olevan asian käsittelyn jatkamista. Työjärjestyspuheenvuoro voi koskea esimerkiksi sitä, että käsitelläänkin asia eri järjestyksessä, jätetään pöydälle tms.

”Esityslistan hyväksyminen työjärjestykseksi” on siansaksaa, mutta voi tarkoittaa, että esityslistalla olevat asiat käsitellään listan mukaisessa järjestyksessä.

 

Jaostoiminta ei liity yhdistyksen kokousten määrään. Jos käytännön toiminta järjestetään jaoksissa, ei yhdistyksen ja edes hallituksen kokouksille ole niin paljon tarvetta. Jaosten kautta toiminta on jäsenläheisempää ja vapaudet toiminnan järjestelyyn ovat huomattavasti suuremmat. Perinteisiä esimerkkejä; naisjaosto, tarjoilujaosto, huvitoimikunta, koulutustoimikunta … Siis tässä tapauksessa Uudenmaan aluejaosto, lehdentekojaosto, pulmakätkön laatijoiden jaosto, GPSDrawin-jaosto. Tai kertaluontoisesti esim. vuosikokouksen järjestelyjaosto.

 

Jaostot ovat siis kuin rekisteröitymättömiä yhdistyksiä. Tai voivat myöhemmin rekisteröityä ja pysyä jäseninä tai ei. Jäsen voi kuulua yhteen tai useampaan jaostoon, saa niiden ryhmäpostit ja osallistua vapaasti niiden kaikkien toimintaan. Jaostojen ei tarvi pohtia tilintarkastusta ja kirjanpitoa, kun sen hoitaa yhdistys, sen sijaan ne keskittyvät TOIMIMAAN. Huonosti organisoitu tai johdettu sellainen yhdistys, jossa toiminnasta vastaa ja sitä tekee pelkkä hallitus.

 

Ja langattomasti langoilla taas ensi viikolla.

[+VesaK]

Kokouksessa työjärjestyspuheenvuoro menee edelle muita puheenvuoroja. Puheenvuoropyyntö esim. ”Puheenjohtaja, työjärjestykseen.” annetaan heti ja siinä esitetty asia käsitellään ennen varsinaisen, avoinna olevan asian käsittelyn jatkamista. Työjärjestyspuheenvuoro voi koskea esimerkiksi sitä, että käsitelläänkin asia eri järjestyksessä, jätetään pöydälle tms.

Toki. Voidaanko kuitenkin kokoustekniikan perusteet jättää sääntösäikeestä pois

”Esityslistan hyväksyminen työjärjestykseksi” on siansaksaa, mutta voi tarkoittaa, että esityslistalla olevat asiat käsitellään listan mukaisessa järjestyksessä.

Vaan oli tuossa muodossaan hyvinkin yleinen esim. partiopiireissä 80-luvulla. Niiltä ajoilta ei muuten ole mieleeni jäänyt sanaa 'asialista'; yleisesti puhuttiin esityslistasta vaikka nykyään ko. paperia sanottaisiin asialistaksi. Oikeita esityslistoja pääsin käsittelemään vasta työskennellessäni Helsingin Kaupungilla 90-luvulla.

Jaostoiminta ei liity yhdistyksen kokousten määrään. Jos käytännön toiminta järjestetään jaoksissa, ei yhdistyksen ja edes hallituksen kokouksille ole niin paljon tarvetta. Jaosten kautta toiminta on jäsenläheisempää ja vapaudet toiminnan järjestelyyn ovat huomattavasti suuremmat. Perinteisiä esimerkkejä; naisjaosto, tarjoilujaosto, huvitoimikunta, koulutustoimikunta … Siis tässä tapauksessa Uudenmaan aluejaosto, lehdentekojaosto, pulmakätkön laatijoiden jaosto, GPSDrawin-jaosto. Tai kertaluontoisesti esim. vuosikokouksen järjestelyjaosto.

Ajattelin vaan, että liität ne jotenkin toisiinsa, kun virkkeesi sijainti antoi niin ymmärtää Alussa parinkymmenen jäsenen yhdistys ei varmaankaan vielä jaostoja tarvitse.

Jaostot ovat siis kuin rekisteröitymättömiä yhdistyksiä. Tai voivat myöhemmin rekisteröityä ja pysyä jäseninä tai ei. Jäsen voi kuulua yhteen tai useampaan jaostoon, saa niiden ryhmäpostit ja osallistua vapaasti niiden kaikkien toimintaan. Jaostojen ei tarvi pohtia tilintarkastusta ja kirjanpitoa, kun sen hoitaa yhdistys, sen sijaan ne keskittyvät TOIMIMAAN.

Liitoissa jaostot rekisteröityvät omiksi yhdistyksikseen ja kuuluvat jäseninä alkuperäiseen emojärjestöön. Nyt oltiin kai tekemässä yhdistystä, jossa on henkilöjäseniä?

 

Yksi tapa on se, että jäsenten ei tarvitse "kuulua" mihinkään jaostoihin, hän voi lukea toiminnasta www-saitilta (voi olla yhdistyksen intranet tai julkiset sivut (enkä halua tähän riitaa siitä pitäiskö kaiken olla julkista)) ja esim. osallistua tapahtumiin.

Huonosti organisoitu tai johdettu sellainen yhdistys, jossa toiminnasta vastaa ja sitä tekee pelkkä hallitus.

Olipas ihmeellinen yleistys Käsittääkseni lempiesimerkissäni Iki ry:ssä ei (käytännössä) koskaan kukaan hallituksen ulkopuolelta ole tehnyt mitään lukuunottamatta aktiivisuutta postituslistoilla. Jäseniä liittyy silti lisää kymmenittäin joka viikko eikä kukaan oikeasti liene sitä mieltä, että yhdistystä johdettaisiin huonosti. Tämän kommentin arvostelut henkkoht mailiin tai iki-aktivistit -listalle, kiitos!

[Maxxy]

2. Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa

Ottaisin tuon 'tarvittaessa' pois... eihän sitä tarvetta voi tuossa vaiheessa tietää,vai?

 

Kokemuksesta olen myös kahden kokouksen kannalla.

 

6. Valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet

 

tarviiko tuossa olla lisäksi ..."erovuoroisten tilalle."

[santtu]

Ääntenlaskijoiden valinta tarvittaessa tarkoittaa, että ne todella valitaan tarvittaessa eli vasta sitten, jos syntyy äänestyksiä. Siis ennen kokouksen ensimmäistä äänestystä. Asialistan järjestys ei tässä ole pakottava.

 

Jos paikalla on vaikka 10 osallistujaa, on valinta myös käytännössä tarpeeton.

 

Usein ääntenlaskija käytönnössä valitaan "varmuuden vuoksi" tai kokouksen kulkua ennakoiden. Saahan näin joku kokouksessa nimensä pöytäkirjaan ja tärkeän viran.

 

Tämä taas kokoustekniikan oppituntina...

[Maxxy]

Tämä taas kokoustekniikan oppituntina...

 

Josko siitä tekisi oman säikeen, nuo asiat ei mielestäni kuulu tähän aiheeseen. tarkoituksena oli sorvata sääntöesityksiä ja niille vaihtoehtoja (mitä kellekin tulee mieleen).

Näistä perustava kokous sitten päättää, mitkä asiat ja missä muodossa kirjataan yhdistyksen sääntöihin.